تاریخ 1393/03/24 - سایت های دیگر ارتباط با ما درخواست اشتراکآرشیوشناسنامهصفحه اصلی
نسخه شماره 3662 برو جستجو جستجوی پیشرفته  



 اتوماسيون اداري و مزايا و معايب آن  

امروزه سيستم هاي اداري، سيستم هاي جهاني هستند که وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي عصر اطلاعات ارتباطات; يعني سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات است. در اين ميان از دهه 1960 که جنبه هاي بيشتري از کاربرد و فعاليتهاي اداري و بازرگاني روبه گسترش گذاشت، وجود يک سيستم يکپارچه اداري مناسب که حجم عظيم اطلاعات، مکاتبات را دربرگيرد به وضوح احساس شد.
 اين مقاله ضمن بررسي سيستم هاي اتوماسيون اداري از جهات مختلف به بيان اهميت اطلاعات و اهميت سيستم هاي اطلاعاتي، تکامل انواع سيستم هاي اطلاعاتي و تکامل سيستم هاي اتوماسيون اداري و مزايا و معايب اتوماسيون اداري و ارگونوميک و تفاوت انواع سيستم هاي اطلاعاتي با سيستم اتوماسيون اداري پرداخته است.  

مقدمه:
با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش شکلهاي مختلف جريانات ارتباطي، شبکه هاي ارتباطي در تمامي امور زندگي افراد سايه افکنده است و تجارت هم که در اقصي نقاط جهان به شيوه هاي مختلف (توليد کالا يا خدمات) ديده مي شود از اين قضيه مستثني نيست. با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمانها براي از دست ندادن يکي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهينه کنند و با پردازش مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان، عرضه کنند. در واقع محيط پررقابت کسب و کار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم هاي اطلاعاتي را دوچندان کرد.  

اهميت اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي:  
اطلاعات يکي از منابع باارزش و اصلي مديران يک سازمان است. همان طور که منابع انساني، مواداوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش و ارزش خاصي هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات داراي ارزش ويژه اي هستند. ازطرفي اطلاعات کليد جامعه مردمي است و انتشار و استفاده از آن يک شاخص اجتماعي به شمار مي رود. رشد اين شاخص به معناي ارتقاي ملي خواهد بود. اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار ما اثر مي گذارد.  
فناوري و ابزارهاي الکترونيک و رايانه اي نيز در دهه گذشته پديده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثير مهمي را بر جهت گيري جوامع و اطلاعات مورد نياز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مديران ارشد و مديران اجرايي، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزير از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون يک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمايه و نيروي کار به کار مي برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي کل فعاليتهاي سازمان محسوب مي شوند، لذا بايستي سسيتم هايي را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت کنند. هدف نهايي چنين سيستم هايي کسب اطمينان از صحت، اعتبار و روايي اطلاعات در دسترس در زمان مورد نياز و به شکل قابل استفاده است.  
امروزه سيستم هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه هاي فعاليت يک شرکت ايفا مي کنند. توجه به شرکتهاي موفق نشان مي دهد که همگي آنها به سيستم هاي اطلاعاتي جهت فعاليت روزانه شان مجهزند. چالش حقيقي که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفا به کارگيري سيستم هاي اطلاعاتي متکي به رايانه نيست، بلکه هدف اساسي استفاده اثربخش سيستم هاي اطلاعاتي در مديريت است. سيستم هاي اطلاعاتي که به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي شوند، توانايي مديران و کارکنان را افزايش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره وري بالا موجب مي گردند.

انواع سيستم هاي اطلاعاتي:
در نخستين سالهاي اختراع رايانه متخصصان توجه چنداني به نيازهاي اطلاعاتي مديران نداشته و از رايانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداري استفاده مي شد. در طول اين دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجاميد بيشترين تاکيد بر قدرت محاسباتي و پردازش رايانه بود. در حال حاضر به اين نوع کاربرد رايانه پردازش داده ها، گفته مي شود و بايد توجه داشت که سيستم هاي پردازش داده مقداري اطلاعات نيز توليد مي کنند.  
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رايانه هاي جديد که با هزينه کمتر اطلاعات بيشتري را پردازش مي کردند روشهاي جديدتري براي معرفي تجهيزات جديد ترويج داده شده; يعني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت. پس از گذشت يک دهه و به دليل به وجود آمدن نيازهاي اطلاعاتي جديد، سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم پشتيباني تصميم گيري به وجود آمد. پس از تکميل سيستم پشتيباني تصميم گيري با توجه به پيشرفتهاي حاصله در تجهيزات رايانه اي، موضوع افزايش بهره وري و کارايي دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و کارکنان ازطريق به کارگيري تجهيزات رايانه اي و الکترونيک مطرح گرديد و در سال 1980 سيستم هاي اتوماسيون اداري طراحي گرديدند.

سير تکامل فناوري اداري:
سير تکامل فناوري اداري شامل دوره هاي فناوري اداري، فناوري رايانه اي و فناوري ارتباطات است. در دوره اول کارفرمايان در تلاش بودند تا محيطي را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه اي و درمعناي عام محيط توليد، کليه امور اداري، پرسنلي و تجارتي در آن صورت گيرد، از مهمترين شاخصهاي اين دوره انجام مطالعاتي درمورد جايابي و فضاسازي براي محيطهاي اداري بود. (دهه 20 به بعد) درحقيقت در اين دوره سعي در جداساختن فعاليتهاي اداري از فعاليتهاي توليدي بود و در نهايت واحدهاي ستادي از لحاظ مکاني از واحدهاي اجرايي جدا گرديدند. تفکر اين دوره اين چنين بود که محيطي با شرايط بهتر براي انجام امور اداري که در آن زمان، بيشتر امور محاسباتي نظير حسابداري، حقوق و دستمزد و مالي بود، فراهم گردد.
در دوره دوم; يعني فناوري رايانه، با ورود رايانه هاي کوچک که از سرعت و دقت بالايي بهره مند بودند، مديران تصميم گرفتند که با استفاده از اين وسايل و سرمايه گذاري در رايانه اي کردن سازمان خود از سرعت و دقت رايانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انساني استفاده کرده و پيامد اين حرکت به وجود آمده اين بود که کاربران را براي انجام امور روزمره شان به خوبي ياري کرد.
در دوره سوم; يعني فناوري ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوري رايانه و استفاده از وسايل جانبي آن و يکپارچه شدن و ادغام هريک از اين سيستم ها در يکديگر. در حقيقت امروزه سيستم هاي اداري سيستم هاي جهاني هستند که وظيفه اصلي شان ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است. از مشخصات ديگر اين دوره که الان در آن به سر مي بريم، اين است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعي اطلاعات به هنگام و يا کيفيت پي برده اند و در بازارهاي پيچيده امروزي نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معناي از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کيفيت و مربوط به معني هماهنگي و سازگار بودن سازمان با محيط و جوابگو بودن نسبت به تغييرات است.
تعريف اتوماسيون اداري: بسياري عقيده دارند که سيستم و چارچوبي به نام اتوماسيون اداري وجود ندارد، بلکه ترکيبي از وسايل و تجهيزات گوناگون براي تسهيل درامور مرتبط با فعاليتهاي اداري را اتوماسيون اداري مي نامند.
اما از دهه 1960 که جنبه هاي بيشتري از کاربردها و فعاليتهاي اداري و بازرگاني گسترش يافت، وجود يک سيستم يکپارچه اداري، مناسب که حجم عظيم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگيرد به وضوح احساس شد که با نامهاي مختلفي همچون سيستم هاي اداري، سيستم هاي اطلاعات اداري، سيستم هاي کاربر نهايي و سيستم هاي محاسباتي کاربر نهايي ناميده شده است. ولي عمومي ترين و بالاترين درجه از اتوماسيون سيستم هاي اداري به نام اتوماسيون اداري ناميده مي شود. سيستم هاي فوق تعريف مشخصي ندارند بلکه منحصر به تعيين ديدگاههاي کاربر است و اين خود بدين معني است که سيستم هاي اتوماسيون اداري داراي تعاريف بي شماري است. در اينجا به برخي از آنها اشاره مي کنيم.
اتوماسيون اداري، مشتمل بر تمام سيستم هاي الکترونيک رسمي و غيررسمي بوده که به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط مي شود. کلمه اصلي که اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است. اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و کتبي است.  

مزايا و معايب اتوماسيون اداري:
 مهمترين شرط کاربرد و استفاده از اتوماسيون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است که اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است و اتوماسيون اداري موجب مي گردد که مجاري ارتباطي کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختيار مديران قرار گيرد.
به طورکلي، مزاياي کاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري به دو دسته مزاياي مستقيم و مزاياي غيرمستقيم تقسيم مي شود.
1  - مزاياي مستقيم:  اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي کار. معمولا اين مزايا که قابل اندازه گيري بوده و ممکن است تاثير مستقيم و کوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:
الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسيم کمتر نيروي کار;
ب) تبديل اطلاعات از شکلي به شکلي ديگر کمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار که پس از آن روي کاغذ تايپ مي شود;
ج) فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني کمتر مي شود;
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي کمتر مي گردد.
2 - مزاياي غيرمستقيم:  اين مزايا غيرکمي هستند و ممکن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از:
الف) وابستگي کمتر به ادارات ديگر براي تهيه کپي، چاپ و امور مشابه ديگر;
ب) نياز کمتر به تشريفات و کنترل جهت نظارت بر جريان کار بين ادارات;
ج) به دليل افزايش اثربخشي کارکنان در انجام کارهاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد;
د) به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود;
ه) رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعاتي و قابليت لازم براي عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما کاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري معايبي را نيز دربردارد که عبارتند از:  
ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني درکارها و به صورت مکانيزه درآمدن فعاليتها، پيچيده شدن و سختي کار با سيستم ها، بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم، مشکلات جسماني کارکنان در کار با رايانه، نپذيرفتن سيستم هاي مکانيزه توسط مديران و يا کارکنان، کم شدن امنيت اطلاعات هم از نظر دسترسي و هم ازنظر تخريب.

نتيجه گيري:
طي دهه 1970 کارايي کارخانه ها 90 - 85 درصد بالا رفت، درحالي که کارايي دفتري تنها 4 درصد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجود مي آمدند که موجب افزايش بهره وري و کارايي دفاتر هم مي شدند، از اين رو، بعد از تکامل سيستم هاي پردازش داده (DPS) ، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت و سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري، سيستم هاي اتوماسيون اداري به وجود آمدند. اين سيستم ها از طريق فناوري اطلاعاتي از امور اداري حمايت کرده و موجب افزايش کارايي دفاتر مي شوند. کارايي افزايش يافته ناشي از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند.
اما بايستي توجه داشت که در حل يک مسئله بخش عمده اي از آن ازطريق ارتباطات بين فردي حاصل مي شود. مدير و کارشناس اطلاعات بايد به اتوماسيون اداري به عنوان ابزارهاي مکمل چنين ارتباطات بين فردي بنگرند و درعين حالي که کاربردهاي اتوماسيون اداري موجب کارايي و صرفه جويي هزينه ها و افزايش سرعت و ايجاد اداره بدون کاغذ مي شود، از ابعاد ديگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها وسيله چاپگر رايانه، يا افزايش پيامهاي بي اهميت و جزيي و پخش وسيع پيامها درمورد پست الکترونيک مي شود.  
متاسفانه مطالعات آماري فقط نشان دهنده اين هستند که کاربرد اتوماسيون اداري درحال گسترش زيادي است ولي اين امر به ما نشان نمي دهد که آيا واقعا اتوماسيون اداري براي ادارات مفيد است يا فقط طبق فناوري روز ورود آن به ادارات ديده مي شود. يک مسئله مشخص است: کمپاني هايي که طبق مطالعات آماري اقدام به جايگزيني سيستم هاي اتوماسيون اداري در طيف وسيع مي کنند لزوما موفق نيستند بلکه مطالعات نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسيون اداري در جايي که مفيد واقع مي شود و واقعا به آن نياز است استفاده بشود. در مقاله بيزينس ويک اشاره شده کمپاني هايي که بهترين اهداف را از به کارگيري اتوماسيون اداري کسب کرده اند و بالاترين کارامدي را دارند آنهايي هستند که مشخصا از اتوماسيون اداري درجاي مربوط استفاده مي کنند.
نکته آخر و مهم اينکه در کاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري و اعمال تغيير و تحولات از طريق آنها بايستي به مباحث ارگونوميک (مهندسي انساني) و مقاومت در برابر تغيير کارکنان و تکنيک هاي مناسب غلبه بر مقاومت آنها نيز توجه اساسي داشته باشيم و با استفاده از نگرش سيستمي، اقدام به تغيير و تحولات و به کارگيري سيستم هاي اتوماسيون اداري کنيم و بدانيم که نيروي انساني هم به عنوان مهمترين عامل ايجادکننده تغيير و هم به عنوان پذيرنده و اجراکننده آن است.  

منابع و ماخذ:
1 - اسکندري، علي رضا، بررسي موانع و مشکلات استقرار سيستم هاي اطلاعاتي دربخش منابع انساني وزارت نفت، پايان نامه کارشناسي ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده مديريت 1380.
2- بهشتيان، مهدي; ابوالحسني، حسين، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت، تهران: شرکت پرديس 1378.
3- ثاقب تهراني، مهدي; تدين، شبنم. مديريت فناوري اطلاعات. تهران: مرکز آموزش مديريت دولتي، 1380.
4- سلماني، داود سيستم هاي اطلاعات مديريت، تهران: دانشکده مديريت، جزوه چاپي مقطع کارشناسي ارشد، نيمسال اول 81 - 80.
5 - شه نواز، هوشنگ. ارگونومي و انتقال تکنولوژي. تدبير، ش 100، 1378.
6- صرافي زاده، اصغر; علي پناهي، علي. سيستم هاي اطلاعات مديريت. تهران: مير، 1380.
7 - عندليب آذر، مجتبي. اتوماسيون اداري. مديريت، ش 44، مرداد و شهريور 1379.
8- فتحي، مجيد. مقدمه اي بر اطلاع رساني و نظامهاي اطلاعات. مديريت، شماره 51 و 52 مرداد و شهريور 1380.
9- کريميان، عباسقلي، بررسي علل مشکلات سيستم هاي اداري مکانيزه و اتوماسيون در وزارت آموزش و پرورش. پايان نامه کارشناسي ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده مديريت، 1359.
10 - مجيدي، اردوان. تنگناهاي اجتماعي در مکانيزاسيون و توسعه سيستم هاي کامپيوتري در سازمان. گزارش کامپيوتر، شماره 137، 1378.
11 - مومني، هوشنگ. مديريت منابع اطلاعات. تهران: اتحاد، 1372.
12 - مک لئود، ريموند. سيستم هاي اطلاعات مديريت. ترجمه مهدي جمشيديان و اکبر مهدي پور. دانشگاه اصفهان، 1377.

يوسف کنعاني - سمنان