تاریخ 1396/07/24 - سایت های دیگر ارتباط با ما درخواست اشتراکآرشیوشناسنامهصفحه اصلی
نسخه شماره 4604 برو جستجو جستجوی پیشرفته  



 مديريت منابع انساني در عصر امروز 

الگوهاي سنتي و مدرن در مديريت منابع انساني

دپارتمان منابع انساني و مديريت اين واحد بايد با استفاده از سيستم‌هاي الکترونيکي بتواند کليه امور اداري مرتبط با نيروي انساني سازمان را با ايجاد الگوهاي جديد در اين واحد مديريتي انجام دهد به نحوي که کمترين ميزان اتلاف وقت و همچنين تحرک را براي نيروي انساني داشته باشد يعني الگوهاي جديد نوعي طراحي شوند تا نيروي انساني بدون ترک محل کار خود و با استفاده از رايانه کليه عمليات اداري خود را انجام دهد و از مقررات، دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها و برنامه‌هاي آموزشي و ساير اخبار سازمان مطلع شود و همچنين بتواند توانائي‌هاي علمي، فني و تخصوصي خود را افزايش دهد.در روش سنتي نيروي انساني براي انجام کليه امور پرسنلي از قبيل دريافت فيش حقوق ماهيانه، ارائه درخواست مرخصي، اطلاع از احکام سازماني، بخشنامه‌ها و شرکت در کلاسهاي آموزشي ضمن خدمت مي‌بايست محل کار خود را ترک و مستقيماً با مراجعه به واحد منابع انساني اقدام به انجام امور مي‌نمودند که موجب اتلاف وقت و پايين آمدن کارآئي بويژه در سازمان‌هاي بزرگ را دربرداشت.

لذا ضرورت دارد مديريت منابع انساني با به کار گيري از سيستم‌هاي الکترونيکي و رايانه و شبکه‌هاي داخل سازماني و ساير امکانات نرم افزاري و سخت‌افزاري به اهداف سازماني خود برسد.

مديريت منابع انساني (فرايند - اهداف- وظايف)

مديريت منابع انساني به معناي درک اهميت منابع انساني يک سازمان است که به برتري سازمان، توجه به مشتري، کارآفريني، کيفيت و نظاير آن شکل و معنا مي‌بخشد.در حقيقت رشد و پرورش و افزايش سطح توانائي‌هاي و سازماندهي نيروي انساني يک سازمان جهت رسيدن به اهداف سازمان در ديدگاه و سطح فکري مديريت منابع انساني خلاصه شده است و اين سطح مديريتي در شکست و پيروزي سازمان سهم بسزائي دارد.

فرايند مديريت منابع انساني:

بطور کلي مي‌توان گفت مديريت منابع انساني عبارت است از:

جذب و استخدام - آموزش و بهسازي - به کارگيري و انتصاب- نگهداشت منابع انساني در جهت تحقق اهداف سازماني.

اين چهار فرايند، فرايندهاي اساسي مديريت منابع انساني مي‌باشد که بايد الگوها، سيستم‌ها و روش‌ها برپايه اين فرايندها طراحي شود.

وظايف مديريت منابع انساني:

حال بايد بدانيم وظايف مدير منابع انساني در يک سازمان چيست؟

اين وظايف عبارتند از:

تجزيه و تحليل شغل

طراحي شغل و طبقه بندي مشاغل

برنامه‌ريزي منابع انساني

جذب و استخدام

سيستم اطلاعات منابع انساني

تنظيم روابط کار

اجتماعي سازي

ارزيابي عملکرد

حقوق و دستمزد

انضباط

پژوهش در مشاغل نيروي انساني

ايمني و بهداشت

پاداش

اهداف مديريت منابع انساني:

تمام فعاليت‌هاي مديريت منابع انساني براي رسيدن به اهداف زير است:

بهره‌وري بيشتر

رضايت شغلي بيشتر

بهبود کيفيت زندگي کاري

افزايش انگيزه

تحقق اهداف سازمان

اهداف اساسي مديريت منابع انساني حصول نتايج مطلوب از تلاش‌هاي جمعي کارکنان سازمان است که مي‌تواند سازمان را به اهداف اساسي سازمان برساند.پس از بررسي کلياتي در خصوص اهداف و وظائف مديريت منابع انساني مي‌خواهيم نحوه ارتباط اين اهداف و وظائف را با علوم نوين سيستم‌هاي الکترونيکي و رايانه‌اي بررسي کنيم.

نگاهي مختصر به مراحل اوليه ايجاد و پيدايش يک سازمان:

در هر سازماني پس از انجام امور حقوقي و اوليه، هيات مديره سازمان اقدام به طراحي چارت سازماني مي‌کند و در اين چارت سازماني ارتباط بين واحدها، بخش‌ها و واحدهاي مديريتي مشخص مي‌شود، سپس مديريت منابع انساني با توجه به اهداف سازمان و نوع توليد و خدمات سازمان شرح وظايف نيروهاي خود را مشخص مي‌کند و بعد از آن با محاسبه حجم کار، خدمات يا توليد اقدام به استخدام و جذب نيرو جهت واحدهاي سازمان مي‌کنند که از اين مرحله نياز به تامل بيشتر بين مديريت منابع انساني و نيروي انساني احساس مي‌شود و در سازمان‌هاي بزرگ و پيچيده که نيروي انساني آنها در نقاط مختلف در حال انجام وظيفه هستند و پراکندگي سازمان همراه با بعد مسافت همراه است و يا حجم نيروي انساني بالا است اين نياز يعني تامل مداوم بيشتر احساس مي‌شود که به کارگيري سيستم‌هاي الکترونيکي، رايانه‌اي و نرم‌افزاري و شبکه‌هاي الکترونيکي سازماني اين احساس نياز را تا حد زيادي برطرف خواهد کرد.

به کارگيري از سيستم‌هاي الکترونيکي و فضاهاي مجازي در فرايندهاي مديريت منابع انساني:

يکي از مهمترين ابزار کار در اين قسمت وجود يک شبکه رايانه‌اي قوي در درون سازمان است و همچنين يک وب سايت اينترنتي جهت ارتباط و تامل با افراد خارج از سازمان، البته امروزه در همه سازمان‌ها بدون اين امکانات انجام کار غير ممکن است و ارتباطات خارج از سازمان بدون دسترسي به رايانه و اينترنت پايدار تقريباً بي‌معنا است.

جذب و استخدام:

يکي از مهمترين فرايندهاي مديريت منابع انساني جذب و استخدام نيروي انساني مورد نياز سازمان مي‌باشد.امروزه با توجه به نياز لحظه‌اي به نيروي انساني مجرب بايد در تمام مدت به نوعي با افراد جوياي کار در تماس باشيم و دائماً اطلاعات و سوابق علمي و حرفه ايشان را بررسي نماييم تا در هر زمان که هر يک از واحدهاي سازمان درخواست نياز به نيرو کند، مديران منابع انساني بتوانند در کمترين زمان با کمترين هزينه نيروي مناسب آن واحد را تامين کنند. براي اين منظور لازم است مديريت منابع انساني با ايجاد فضاي در وب‌سايت سازمان جهت جذب نيروهاي مورد نياز اقدام کند و اجازه دهد تا افراد اطلاعات شخصي، علمي و سوابق حرفه‌اي و توانايي‌هاي شغلي خود را ثبت کنند و همچنين بتوانند اطلاعات خود را بروز رساني کنند.و با تهيه نرم‌افزار کنترلي با ارسال پيام‌هاي الکترونيکي از قبيل ايميل و يا پيغام کوتاه تلفن همراه از افراد بخواهند به صفحه اطلاعاتشان مراجعه و اطلاعات خود را تکميل کنند.بدين نحو مديريت منابع انساني با آناليز اطلاعات وارده، ليست کاملي از نيروهاي آماده بخدمت در دست دارد و در کوتاه ترين زمان مي‌تواند اطلاعات را استخراج و تحليل کند و نيروهاي انساني مورد نياز را تامين نمايد.با استفاده از اين روش بجاي روش‌هاي سنتي از قبيل انتشار آگهي استخدام در جرايد و چاپ فرم استخدام و ايجاد بايگاني و نگهداري اطلاعات افراد به مقدار زيادي از هزينه‌هاي سازمان کاسته مي‌شود و در ضمن ميزان بهره گيري از اطلاعات افزايش مي‌يابد. بعد از استخراج و تجزيه و تحليل اطلاعات دريافتي افراد، نيروهاي مورد نظر جهت مصاحبه استخدامي دعوت مي‌شوند. در اين مرحله کارشناسان واحد منابع انساني مي‌توانند با مصاحبه و انجام آزمون‌هاي لازمه که بسياري از اين آزمون‌ها را مي‌توان با ايجاد فضاهاي مجازي و الکترونيکي توسط رايانه انجام دهند که در اين صورت توانائي افراد در به کارگيري از رايانه و ميزان آشنائي آنها با سيستم‌هاي الکترونيکي نيز مورد تحليل قرار مي‌گيرد.در اين سيستم همه افراد جوياي کار داراي نام کاربر و رمز عبور هستند و مي‌توانند از نتايج مصاحبه و روند مراحل استخدامي خود مطلع شوند.با استفاده از اين روش به جاي روش سنتي از مکاتبات و ارسال از طريق پست جهت تکميل پرونده و ساير امور جلوگيري مي‌شود و علاوه بر افزايش سرعت ارتباطات با افراد از هزينه‌هاي سازمان نيز کاسته مي‌شود.

سيستم اطلاعات منابع انساني:

در واحد مديريت منابع انساني از اطلاعات منابع انساني جهت بهسازي نيروي انساني، آموزش، ارزشيابي، برنامه ريزي و ساير امور اداري مرتبط با سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد.در يک "سيستم اطلاعات منابع انساني" اطلاعات زير را دربرخواهد گرفت:

اطلاعات شخصي افراد

وضعيت تحصيلي و علمي و مهارتي

سوابق حرفه‌اي و شغلي

نتايج مصاحبه‌هاي استخدامي اوليه

پرداخت‌ها، حقوق و مسائل مالي

اطلاعات بهداشتي، سلامتي و پزشکي

شکايات

حضور و غياب

نتايج ارزشيابي عملکرد کارکنان

تاريخچه پرسنلي

اطلاعات ضروري ديگر

اطلاعات شغلي، شرح شغل، مشخصات شغلي و شرح وظايف.

اگر بخواهيم تعريفي را براي "سيستم اطلاعات منابع انساني" داشته باشيم مي‌توانيم بگوييم:

يک سيستم اطلاعات براي جمع آوري، ذخيره، نگهداري، بازيابي داده‌هاي مورد نياز يک سازمان از کارکنانش و هم چنين براي کمک به برنامه ريزي، امور اداري، تصميم گيري و کنترل فعاليت‌هاي مديريت منابع انساني.

اين سيستم اطلاعاتي در حقيقت ابزاري است براي نگهداري سوابق و بايگاني اطلاعات نيروي انساني ولي نه بصورت سنتي و غيرکارآمد بلکه هميشه در دسترس مديران و کارشناسان واحد منابع انساني است و کليه امور اداري، فرايندهاي سازماني و وظايف اين واحد در کنار اين سيستم گنجانده شده است.

پس اگر بخواهيم با الگوهاي مدرن اداري فعاليت‌هايمان را تطبيق دهيم و از الگوهاي سنتي و نا کارآمد فارغ شويم نياز به سيستم اطلاعات منابع انساني جامع و کامل و با سهولت در کاربري مي‌باشد.

ايجاد بانک اطلاعاتي براي نيروي انساني:

حال مراحل ابتدائي استخدام و جذب نيروي انساني مورد نياز سازمان صورت گرفته در اين مرحله بايد براي نيروي انساني بانک اطلاعاتي را ايجاد کنيم و تمام اطلاعات شخص را در آن ثبت کنيم و پس از تشکيل پرونده حکم سازماني فرد استخدام شده را تهيه مي‌کنيم و با توجه به آن شرح وظايف و موقعيت سازماني نيروي انساني را مشخص کرده و در سيستم اطلاعاتي ثبت مي‌کنيم و تمام درخواست‌ها و احکام نتايج کميته‌هاي اجرايي مستيقماً در اين سيستم ثبت مي‌شود. ضمناً براي ايجاد پل ارتباطي نيروي انساني با واحد منابع انساني براي تمام کارکنان امکان دسترسي الکترونيکي ايجاد مي‌شود تا در هر لحظه امکان تماس با اين واحد را داشته باشد. براي اين منظور با ايجاد يک سيستم الکترونيکي و همچنين پست الکترونيکي امکان ارتباط ايجاد مي‌شود.

طراحي الکترونيکي فرايندهاي اداري و سازماني:

در اين مرحله بايد کليه فرم‌ها و دستورالعمل‌هاي مورد نياز نيروي انساني در سيستم قرار داده شود تا در موقع نياز به صورت آنلاين بتوانند فرم‌ها و درخواست ها را تکميل کرده و به واحد مربوطه ارسال دارند.به همين ترتيب نيز واحد مديريت منابع انساني نيز مي‌تواند براي اطلاع رساني از آخرين مقررات و رويه‌ها توسط ارسال پست الکترونيکي افراد را مطلع کند.

در اين قسمت بسياري از امور اداري که به نوعي نيروي انساني بطور مستمر با آن درگير است گنجانده مي‌شود که مي‌توان موارد زير را نام برد:

- ارسال درخواست مرخصي و دريافت نتيجه آن و اطلاع به ساير واحدهاي تابعه.

-ابلاغ احکام ماموريت، انتصاب‌ها، ارتقاء‌ها، انتقال و...

- ارسال فيش حقوق و مزاياي ماهيانه و جزئيات آن.

- ابلاغ اخطاريه و احکام تشويقي و انعکاس نتايج بررسي شکايت.

- بخشي براي ارائه معرفي نامه و گواهي‌هاي لازمه نيروي انساني.

- بخش اطلاع رساني در خصوص قوانين و مقررات جديد و ساير اخبار سازماني.

-فرم‌هاي آنلاين جهت ارزشيابي کارکنان و خدمات.

- فرم‌هاي انتقاد، پيشنهادات و پيگيري اينگونه موارد.

- حضور و غياب و کنترل آنلاين افراد سازمان و همچنين ساير موارد با توجه به نياز مديريت منابع انساني مي‌توان در اين بخش در نظر گرفت.

نظام آموزش و بهسازي نيروي انساني:

نيروي انساني کارا و توانا يکي از مهمترين عوامل رساندن سازمان به اهدافش به حساب مي‌آيد زيرا آموزش، نيروي انساني را در درک و اجراي سياست‌هاي سازماني ياري مي‌دهد و باعث پيوستگي و انسجام بين افراد سازمان مي‌شود و کارکنان را در تطبيق خود با تغييرات ياري مي‌دهد و باعث ارتقاء مهارت‌هاي افراد مي‌شود و مسير رشد آتي کارآموز را فراهم مي‌کند و آموزش مداوم و برنامه‌ريزي شده هزينه‌هاي مشاوره را کاهش مي‌دهد.

لذا آموزش‌هاي کوتاه‌مدت و بلندمدت مداوم و مستمر در استراتژي مديران منابع انساني جايگاه ويژه‌اي دارد ولي يکي از مسائلي که در بسياري از موارد موجب نبود نظام آموزشي مستمر و کارآمد در سازمان‌ها مي‌شود هزينه‌بر بودن و وقت گير بودن اينگونه نظامهاي آموزشي مي‌باشد.ولي امروزه در بسياري از سازمان‌هاي بزرگ و موسسات بايد اينگونه دوره آموزشي وجود داشته باشد تا بتوانند توانائي نيروهاي خود را افزايش دهند و هم ارزشيابي مستمري از افراد درون سازمان داشته باشند به همين جهت بسياري از دورهاي کوتاه‌مدت و بلندمدت را به صورت مجازي و آنلاين برگزار مي‌کنند تا کارکنان سازمان در زمان‌هاي آزاد بتوانند از اين دوره‌ها بهره ببرند.

در اين سيستم، امکان دسترسي به کتاب‌هاي الکترونيکي و فيلم‌هاي آموزشي مهيا مي‌باشد و همچنين با استفاده از اسلايدهاي آموزشي و فايل‌هاي صوتي و تصويري مي‌توان با کمترين هزينه در زمان‌هاي خالي افراد اين سيستم آموزشي را پياده کرد و کارکنان مي‌توانند در طول دوره آموزش سئوالات و مشکلات خود را در خصوص دورهاي آموزشي براي مربيان خود ارسال و از طريق سيستم‌هاي الکترونيکي از پاسخ آن مطلع شوند. به منظور ارزشيابي افراد شرکت کننده در دوره آموزشي مي‌توان با اعلام جدول زمان‌بندي از افراد سازمان خواسته شود در آزمون ارزشيابي دوره در تاريخ‌هاي خاصي شرکت کنند و از همين طريق هم در جريان نتيجه ارزشيابي قرار گيرند.

بدين ترتيب بدون اينکه وقفه‌اي در کار کارکنان سازمان ايجاد شود و سازمان متحمل هزينه‌هاي برگزاري دوره‌هاي آموزشي شود مي‌توانند به اهداف آموزشي و بهسازي نيروي انساني خود دست يابند.

نتيجه‌گيري:

دنياي امروز همراه با تغييرات پرشتاب به سمت آينده در حرکت است و سازمان‌هائي در اين دنيا مي‌توانند به بقاء خود ادامه دهند که با تکنولوژي روز و شانه به شانه با ساير رقبا حرکت کنند، با توجه به اينکه نيروي انساني به عنوان مهمترين نيروي محرکه سازمان‌ها مطرح هستند و اتلاف وقت نيروي انساني براي انجام کارهاي روزمره پرسنلي موجب کاهش بازدهي سازمان مي‌شود لذا به کارگيري علوم نوين و سيستم‌هاي الکترونيکي مي‌تواند از اتلاف وقت نيروي انساني کاسته و بازدهي سازمان را افزايش دهد. يکي ديگر از مواردي که موجب افزايش راندمان سازمان‌ها مي‌شود آموزش و بهسازي نيروي انساني است. با توجه به اينکه پيوستگي و استمرار برگزاري دورهاي آموزشي اثرات مطلوبي بر وضعيت نيروهاي انساني خواهد داشت ولي در بسياري از سازمان‌ها برنامه‌ريزي آموزشي همراه با مشکلاتي مي‌باشد و موجب افزايش هزينه‌هاي جاري سازمان‌ها مي‌شود لذا با توجه به تکنولوژي جديد آموزش از راه دور و آموزش مجازي مي‌توان بدون متوقف کردن فعاليت افراد در سازمان از دوره‌هاي آموزشي بهره‌هاي لازم را برد با کمترين هزينه و بدون تاثير در راندمان و بازدهي سازمان و در جهت اهداف و رسيدن به چشم‌انداز کلان سازمان.

اميد غفوريان -کارشناس امور اداري

منابع و مراجع:

1- شريعتمداري مهدي ؛ ضرورت و نقش آموزش در بهسازي نيروي انساني و توسعه در هزاره سوم؛ فصلنامه علمي خرد.